Dropbox Business Blog Nederland — Met deze 3 tips kies je de juiste collaborationtool voor jouw werkplek

Je leest nu Met deze 3 tips kies je de juiste collaborationtool voor jouw werkplek
Delen 
28 november, 2017 — 3 minuten leestijd

Met deze 3 tips kies je de juiste collaborationtool voor jouw werkplek

Veertig uur in de week op kantoor klinkt als een zee van tijd om dingen te doen, maar zijn werknemers die hele tijd op hun productiefst? Volgens onderzoek van McKinsey Global Institute is dat slechts 39 procent van de tijd het geval. De andere 61 procent wordt gespendeerd aan het doorspitten van emails, het zoeken naar bestanden of bijpraten met collega’s.

Technologie kan hier helpen, de workflows efficiënter maken, processen stroomlijnen en het team meer up-to-date houden. Hoewel we de traditionele werkomgeving de laatste jaren hebben zien veranderen, waarbij flexibel werken steeds populairder werd, blijft de vraag: heeft de technologie die is ontwikkeld om onze werkdag eenvoudiger te maken het niet juist gecompliceerder gemaakt?

Denk eens aan je eigen kantoor en de samenwerkingstools die je gebruikt. Dat kunnen Slack en WhatsApp zijn voor interne chats, traditionele emails voor diepgaandere communicatie en online documenten om bestandsversies bij te houden. Dat betekent dat jij en je team steeds van communicatievorm moeten wisselen om projecten en klantaanvragen te managen.

En aangezien al deze tools beschikbaar zijn op desktops, laptops, mobiele telefoons en tablets, worden medewerkers gebombardeerd met notificaties, alerts en berichtjes, zowel in als buiten het kantoor. Het gevolg daarvan is dat de altijd beschikbare werknemer juist minder productief is, omdat zijn hersenen geen tijd krijgen om bij te komen.

Als dit bekend klinkt en je graag de interne workflows wilt stroomlijnen, komt het volgens Dropboxklant Maaike Doyer, CFO bij Business Models Inc, neer op het gebruik van de juiste set collaborationtools. “Wendbaarheid is de sleutel als het gaat om bedrijven sneller te laten groeien, en met de juiste tools – en de juiste inrichting – kunnen kleine bedrijven daadwerkelijk concurreren met grote, gevestigde, maar minder flexibele, organisaties.”

Maar hoe kies je, met zoveel keuze in collaborationtools, de juist voor jouw bedrijf?

1)      Onhoud dat meer niet altijd beter is. Er zijn zoveel tools voor samenwerking beschikbaar dat het belagnrijk is om van tevoren in kaart te brengen wat je wilt bereiken met de investering. Wil je de interne samenwerking versnellen, de communicatie met klanten verbeteren, het aantal duplicate bestanden verminderen, of al het hierboven staande?

Op het moment dat dit helder is, investeer je in het minst aantal tools om je doel te bereiken. Wil je bijvoorbeeld content in ieder willekeurig formaat delen, wijzigingen in die content aangeven, live chatten en taken beheren – allemaal op één plek – kan een samenwerkingstool als Dropbox Paper je hierbij helpen.

2)      Zorg dat de tools samenwerken. De meeste organisaties werken met het besturingssysteem, document management platform of emailprogramma van hun voorkeur. Voordat je nieuwe tools aanschaft is het belangrijk om zeker te weten dat ze kunnen samenwerken met de bestaande systemen en workflows van de organisatie.

3)      Test, test opnieuw en vraag feedback. De sleutel tot succes in welke technologie-investering ook, is feedback van werknemers en klanten. Het loont om te praten met mederwerkers over de tools die ze al gebruiken – zelfs buiten kantoor – welke tools ze goed vinden en wat ze graag op hun werkplek zouden zien. Zorg ervoor dat je deze feedback vergaart voordat je overgaat tot de aanschaf van een tool en werk, waar mogelijk, samen met leveranciers aan pilotprogramma’s. Dit geeft je een mogelijkheid om producten te testen op hun bruikbaarheid en nut voordat je overgaat tot grote investeringen.

 

Meer Tips

Let op: soms bloggen we over nieuwe producten of eigenschappen voordat ze uitgebracht zijn,
ende timing en extra functionaliteit van deze eigenschappen kunnen afwijken van wat hier wordt gedeeld.
De beslissing om onze diensten af te nemen moet worden gemaakt op de producten
en kenmerken die op dat moment beschikbaar zijn.