Dropbox Business Blog Nederland — 5 tips waarmee marketeers kunnen stoppen met tijd verspillen

Je leest nu 5 tips waarmee marketeers kunnen stoppen met tijd verspillen
Delen 
1 mei, 2017 — 5 minuten leestijd

5 tips waarmee marketeers kunnen stoppen met tijd verspillen

Wat is erger dan tien uur per dag vastgeketend zitten aan je bureau? Het gevoel dat je de helft van je tijd hebt verspild aan nutteloze dingen. Een onderzoek van financieel managementbureau Think Money heeft uitgewezen dat 30% van de mensen wel drie uur per dag worden afgeleid op het werk. Slechts de helft van de mensen die op kantoor werken, besteden zes uur of meer aan relevante zaken. Bovendien zijn we volgens een onderzoek van het McKinsey Global Institute tijdens het werk bijna net zoveel tijd kwijt aan het doorspitten van e-mails en het zoeken naar bestanden, als dat we aan belangrijk werk besteden.

Marketeers staan continu onder druk om deadlines te halen en dat geldt vooral voor degenen die projecten, evenementen en campagnes coördineren. Daarom geven we vijf tips waarmee je je weer kunt focussen op de zaken die ertoe doen.

1. Stop met je e-mailverslaving
E-mails kunnen een verlammend effect hebben op je productiviteit. Volgens technologisch onderzoeksbureau The Radicati Group versturen en ontvangen medewerkers dit jaar gemiddeld 124 berichten per dag. Ondanks dat er tegenwoordig ook op andere manieren wordt gecommuniceerd binnen organisaties, groeit de hoeveelheid e-mails naar verwachting jaarlijks met 4,4%.

Beperk interne e-mails, vooral het gebruik van 'Allen beantwoorden'. Voer gesprekken op teamniveau met tools zoals Slack en Chatter. Collega's kunnen snel reageren op berichten en blijven gefocust op het werkproces. Er wordt niet afgeweken van het onderwerp zoals bij e-mail vaak gebeurt. Ook kun je in tools zoals Dropbox opmerkingen toevoegen, zodat je direct elkaars feedback kunt lezen en er geen dubbele opmerkingen worden geplaatst. Je hoeft nu geen groepen mensen meer te e-mailen voor feedback.

2. Plan minder meetings
Uit onderzoek van Think Money blijkt dat een op de vijf mensen 'nutteloze vergaderingen' aanwijst als oorzaak van verspilde tijd op het werk. (We vermoeden dat de andere vier het te druk hadden met meetings en geen tijd hadden voor de enquête.)

Persoonlijk contact is belangrijk, maar er zijn altijd wel vergaderingen die overgeslagen kunnen worden. Managers houden vaak ochtendmeetings om te kijken wie wat aan het doen is en die nemen vaak 15 tot 20 minuten van je meest productieve tijd van de dag in beslag. Een werkupdate op een speciaal daarvoor bedoelde plek in een samenwerkingstool neemt 's ochtends veel minder tijd in beslag.

Waarschijnlijk zijn meetings ook niet voor iedereen even belangrijk. Is die bespreking over het internationale marketingbudget wel echt een goede tijdsbesteding voor de social media-manager? Of is het voldoende als hij de notulen even doorneemt die na afloop van de meeting in een gedeelde map staan, waar iedereen ze kan bekijken?

3. Werk meer vanuit huis
Het woon-werkverkeer wordt steeds langer en langer. In 2015 reisde 1 op de 14 mensen in de EU binnen verschillende regio's in hetzelfde land en bijna 1% zelfs naar een ander land.

De gemiddelde reistijd neemt toe en dat is van grote invloed op het welzijn van medewerkers en de balans tussen werk en privé. Het is tijd dat marketingmanagers kijken of het echt nodig is dat bepaalde teamleden een hele week op kantoor zitten. Misschien is het voor sommige projecten zelfs beter dat er een gedeelte van de week thuis wordt gewerkt.

Als je probleemloos en veilig bestanden kunt openen van zowel de computer thuis als op kantoor, dan hoef je als marketeer niet altijd op kantoor te zitten. En doordat je met samenwerkingssoftware altijd kunt zien wie er aan zijn virtuele bureau zit, voelt het net alsof je samen op kantoor bent.

4. Zorg voor minder onderbrekingen
Het ergste van werken op kantoor zijn toch wel de onophoudelijke afleidingen: collega's die even wat willen vragen, telefoontjes beantwoorden en die heerlijke geur uit de magnetron.

Iedere marketeer weet er alles van. Is het echt nodig om de marketingassistent uit zijn concentratie te halen om een antwoord te krijgen op dat bericht wat je vijf minuten daarvoor hebt gestuurd? Misschien biedt een systeem dat zowel goed werkt voor mensen die op kantoor als mensen die vanuit huis werken wel uitkomst. Zoals we eerder al hebben besproken, heb je met de meeste samenwerkingstools de mogelijkheid te zien wie van je team beschikbaar is en wie niet gestoord wil worden in zijn werk. Spreek af om dat respecteren, tenzij iets belangrijks echt niet kan wachten.

5. Neem voldoende pauze
Dit lijkt misschien wel het tegenovergestelde van tip 4, maar dat is het niet. Regelmatige en geplande pauzes leiden niet af, maar zijn juist zeer bevorderlijk voor de productiviteit. In zijn blog schreef David Allen, productiviteitsgoeroe en schrijver van Getting Things Done, dat ook als we geen geplande pauzes nemen, we 'altijd voorbereid moeten zijn en gebruik moeten maken van de onverwachte, onregelmatige tijd- en energieruimtes waar we ons in bevinden'. Dus minder belangrijke en minder intensieve taken uitvoeren op toch al verloren momenten van de dag, zoals het wachten tot een vergadering begint.

Als je dus denkt dat de social media-manager e-mails aan het lezen is in plaats van dat rapport voor je af te maken, kan het dus zijn dat hij even zijn grijze massa een momentje rust gunt.

Voor meer informatie over hoe marketeers beter samenwerken met Dropbox, check de blog post !

Meer Marketing

Let op: soms bloggen we over nieuwe producten of eigenschappen voordat ze uitgebracht zijn,
ende timing en extra functionaliteit van deze eigenschappen kunnen afwijken van wat hier wordt gedeeld.
De beslissing om onze diensten af te nemen moet worden gemaakt op de producten
en kenmerken die op dat moment beschikbaar zijn.