Dropbox Business Blog Nederland — Hoe digital een Duits beautybedrijf transformeerde

Je leest nu Hoe digital een Duits beautybedrijf transformeerde
Delen 
8 september, 2017 — 4 minuten leestijd

Hoe digital een Duits beautybedrijf transformeerde

Met 35 medewerkers op het hoofdkantoor en een team van 40 mensen in Europa dat jaarlijks vierduizend luxe merkproducten levert aan kapsalons, is Wild Beauty onherkenbaar veranderd van het familiebedrijfje dat het in 1994 was. En dat is volgens hen dankzij digitale transformatie.

“Dankzij Dropbox Business zijn onze workflows versoepeld. We verspillen geen tijd meer en in alle bedrijfsonderdelen is de productiviteit gestegen,” aldus Noah Wilde het, manager bij Wild Beauty, een bedrijf dat is opgericht door zijn vader.

Wild Beauty staat vooral bekend als het Duitse bedrijf dat exclusieve haarproducten levert aan kapsalons in heel Europa, maar het werkt ook samen met partijen in Rusland, Turkije, de Tsjechische Republiek en Bulgarije. Bedrijfsmanager Noah zegt dat hij transparante samenwerking en communicatie over alle bedrijfsonderdelen heen – inclusief de wijdverspreide medewerkers – de hoogste prioriteit heeft gegeven.

“Toen wij bleven groeien, nam de behoefte om meer te gaan samenwerken toe. We zijn Dropbox Business gaan gebruiken als belangrijkste samenwerkingstool om werkprocessen te vereenvoudigen. Onze medewerkers zijn zeer verspreid, we hebben overeenkomsten met meerdere leveranciers; het werd cruciaal voor onze productiviteit dat het team toegang had tot dezelfde informatie – en de meest recente bestandsversies, ongeacht hun locatie.”

Dit is een bekend verhaal voor bedrijven die een fase van snelle groei doormaken. Eerst worden communicatielijnen vaag, dan raken ‘spullen’ kwijt en dat alles veroorzaakt een domino-effect voor de productiviteit in het hele bedrijf. Bij Wild Beauty werd de impact het heftigst gevoeld in productie en sales.

Het productieproces stroomlijnen

Aangezien studie- en beeldmateriaal enorm belangrijk zijn in de (bij)scholing en training van kappers, ontving het ontwerpteam van Wild Beauty’s met regelmaat heel veel videobeelden en bestanden van meerdere leveranciers. Dit legde een grote druk op het ontwerpteam. Noah zegt: “Mensen gingen ergens mee aan de slag, maar vertelden dit niet aan de rest van het team. Werk werd dubbel gedaan en bestanden werden niet altijd gedeeld. Dit kostte ontzettend veel tijd en resulteerde in een kwaliteitsverlies en een slechtere klantervaring.”

Een mobiel verkoopteam opzetten

Ondertussen reageerde het verkoopteam op de groei door steeds mobieler te worden, wat rechtstreekse toegang vereiste tot actuele informatie. Vertegenwoordigers in Duitsland hebben ongeveer 15 afspraken per dag. Noah zegt: “Het salesteam moest toegang krijgen tot een centrale bron van informatie, die real-time kon worden bijgewerkt, zodat onze prijs- en verkoopstrategie consistent bleef.”

Sinds Wild Beauty de stap zette naar de cloud heeft het bedrijf een enorme cultuurverandering doorgemaakt. Medewerkers worstelden met intern serveronderhoud en alle kosten en tijdsproblematiek die daarmee gepaard gaan. Dankzij Dropbox is een belangrijk deel van die kosten verdwenen. Noah zegt: “Dropbox heeft ons geholpen onze werkprocessen te stroomlijnen door tijdverspilling te elimineren en productiviteit te vergroten.”

Het verkoopteam komt nu op klantafspraken met “een glimlach en een tablet”. Door het hele proces te digitaliseren kon het team de papieren administratie overboord gooien en een systeem opzetten waardoor de salesdatabase kan worden bijgewerkt nog voordat men het pand heeft verlaten. “Voor de kapsaloneigenaar is dit proces veel prettiger dan een berg papier,” aldus Noah. “We kunnen elektronische handtekeningen opvragen en dan direct een kopie van het contract delen met de kapsaloneigenaar.” Zelfs advocatenpartner Winterstein gebruikt Dropbox om juridische gevallen op te slaan en te verwerken voor Wild Beauty. Alle formulieren in het bedrijf zijn gedigitaliseerd en distributeurs hebben iPads gekregen zodat nieuwe orderformulieren ingevuld kunnen als PDF’s. De volgende fase is de migratie van alle reiskosten en –documenten van Evernote naar Dropbox.

De cloud maakt een verschil in alle delen van het bedrijf van Wild Beauty. Noah vervolgt: “Ik bespaar enorm veel  tijd door in de auto aantekeningen en acties op te nemen na een vergadering en bestanden via wifi te uploaden naar het team op kantoor. Mijn feedback is meteen beschikbaar na iedere bespreking. Dat scheelt een telefoontje naar kantoor, die daardoor weer meer tijd hebben om klantgespreken aan te nemen. Met de Dropbox-app kan ieder lid van de buitendienst klanten benaderen in de wetenschap dat zij volledig geïnformeerd zijn en de meest actuele gegevens hebben. Dit verhoogt de klantbeleving en maakt indruk op onze kapsalons.”

Meer weten over hoe andere Europese bedrijven Dropbox gebruiken om hun workflow te stroomlijnen? Klik hier.  

Meer Klantverhalen

Let op: soms bloggen we over nieuwe producten of eigenschappen voordat ze uitgebracht zijn,
ende timing en extra functionaliteit van deze eigenschappen kunnen afwijken van wat hier wordt gedeeld.
De beslissing om onze diensten af te nemen moet worden gemaakt op de producten
en kenmerken die op dat moment beschikbaar zijn.