Dropbox Business Blog Nederland — Is het einde van de kantoortuin nabij?

Je leest nu Is het einde van de kantoortuin nabij?
Delen 
20 november, 2017 — 8 minuten leestijd

Is het einde van de kantoortuin nabij?

De kantoortuin was bedoeld om een werkomgeving zonder hiërarchie te creëren ter stimulatie van de creativiteit en spontane samenwerking tussen collega's. Het concept bestaat al bijna 60 jaar, maar uit onderzoek blijkt steeds vaker dat veel werknemers van mening zijn dat kantoortuinen juist ten koste gaan van dat ideaal.

Het ontstaan van de kantoortuin

In 1958 ontwikkelden twee broers uit Duitsland, Wolfgang en Eberhard Schnelle, de eerste kantoortuin. Hierin hadden managers geen eigen kantoor meer en zaten hun ondergeschikten niet meer aan rijen bureaus. Het nieuwe ontwerp bestond uit clusters met bureaus, ingedeeld per afdeling. Als je de fysieke afscheidingen wegneemt, is open communicatie mogelijk en ontstaan er goede ideeën; daar waren de ontwerpers van overtuigd.

De kantoortuin was bedoeld om een werkomgeving zonder hiërarchie te creëren ter stimulatie van de creativiteit en spontane samenwerking tussen collega's. Het concept bestaat al bijna 60 jaar, maar uit onderzoek blijkt steeds vaker dat veel werknemers van mening zijn dat kantoortuinen juist ten koste gaan van dat ideaal.

Het ontstaan van de kantoortuin

In 1958 ontwikkelden twee broers uit Duitsland, Wolfgang en Eberhard Schnelle, de eerste kantoortuin. Hierin hadden managers geen eigen kantoor meer en zaten hun ondergeschikten niet meer aan rijen bureaus. Het nieuwe ontwerp bestond uit clusters met bureaus, ingedeeld per afdeling. Als je de fysieke afscheidingen wegneemt, is open communicatie mogelijk en ontstaan er goede ideeën; daar waren de ontwerpers van overtuigd.

Minder dan tien jaar later kwam Robert Propst, directeur van Herman Miller, met het idee van de 'cubicle', een kleine, gedeeltelijk afgescheiden ruimte in een groot kantoor. Hiermee deden muren dus weer hun intrede. Propst was tegen op de kantoortuin en beschreef die als een onderontwikkelde zone waarin vitaliteit wegstroomt, talent wordt geblokkeerd en prestaties worden gedwarsboomd. Cubicles zag hij als manier om werknemers te bevrijden, omdat ze hiermee privacy en persoonlijke ruimte kregen. Helaas degradeerden de meeste bedrijven zijn ruime, flexibele ontwerpen naar de deprimerende, maar goedkopere wirwar van beige cubicles die we tegenwoordig allemaal kennen. (In een interview in 1998 beschuldigde Propst bedrijven ervan dat ze zijn originele idee hadden omgezet in “kleine stukjes hel”.)

Vandaag is de kantoortuin op wraak uit. Bij een enquête die in 2013 is uitgevoerd door CoreNet Global, een vereniging van beheerders van zakelijk onroerend goed, gaf 80% van de deelnemers aan dat hun bedrijf ook had gekozen voor een kantoortuin. En opnieuw lokte dit tegenreacties uit. In de afgelopen vijf jaar werd het schijnbaar progressieve ontwerp aangevallen in vele artikels met alarmerende koppen als “Dood aan de kantoortuin” en “De kantoortuin is door de duivel zelf in de duisterste hoeken van de hel bedacht”.

We vroegen ons dus af wat er nu precies mis is met de moderne kantoortuin en hoe we ruimtes zo kunnen indelen dat er wel een prettige werkomgeving ontstaat die samenwerking stimuleert.

Wat werkt niet?

Als je puur naar het ontwerp kijkt, kun je collega's eenvoudiger benaderen in een kantoortuin. Op het moment dat je een vraag hebt, kun je eenvoudig naar het bureau van je collega toelopen of kun je zelfs zonder je bureaustoel te verlaten daar naartoe rollen. Helaas kan dit wel leiden tot echte problemen als je je collega's op deze manier stoort, goedbedoeld weliswaar.

Ten eerste kan dit ten koste gaan van de productiviteit. Volgens een onderzoek naar de kosten van werk met onderbrekingen wordt een kantoorwerker doorgaans iedere 11 minuten gestoord. En wat nog erger is: mensen hebben daarna vaak 25 minuten nodig om zich weer te kunnen focussen op de oorspronkelijke taak.

En geluidsoverlast is mogelijk zelfs probleem nummer één bij kantoortuinen, omdat er geen fysieke afscheidingen zijn die het geluid tegenhouden. Luid telefonerende mensen, roddelende collega's en die ene collega die iedere middag smakkend een appel wegwerkt, kunnen je gehoorstelsel volledig uitputten. Onderzoekers hebben ontdekt dat de verminderde productiviteit vanwege afleiding door geluid verdubbelt bij kantoortuinen in vergelijking met afzonderlijke kantoren. Ook zorgen kantoortuinen ervoor dat je je informatie minder goed kunt herinneren en zelfs je rekenvaardigheden hebben eronder te lijden.

En iedereen die wel eens de dokter heeft moeten bellen vanaf zijn werkplek weet dat een van de grootste nadelen van kantoortuinen is dat je geen invloed hebt op wie je hoort en wie jou kan horen. Tijdens een onderzoek in 2013 naar de wisselwerking tussen privacy en communicatie in kantoortuinen gaf 60% van de mensen die in cubicles werken en de helft van alle medewerkers die in kantoren zonder afscheidingen werken aan dat het gebrek aan geluidsprivacy een groot probleem was.

En naast al deze nadelen maken kantoortuinen mensen zelfs ook echt ziek. Uit een onderzoek naar het verband tussen ziekteverzuim en kantoortuinen blijkt dat mensen die in een kantoortuin werken 62% meer dagen afwezig zijn door ziekte dan mensen met een eigen kantoor. En wat dacht je van al die onderbrekingen waar medewerkers in een kantoortuin mee te maken krijgen? Bij een enquête die werd gehouden door de International Journal of Stress Management bleek dat werknemers die vaak worden onderbroken in hun werk 9% vermoeider zijn.

Het is tijd voor het kantoor van de toekomst

Blijkbaar leiden kantoortuinen niet tot de creativiteit die de ontwerpers ermee hoopten te genereren. En vanwege de hoge huurprijzen voor kantoren zijn afzonderlijke kantoren geen realistisch, noch ideaal alternatief. Voor een doeltreffende samenwerking zijn meerdere soorten ruimten nodig. ARBO-deskundigen gaven aan in de Harvard Business Review dat werknemers informatie vaak alleen of in duo's bedenken en verwerken, vervolgens in een grotere samenstelling bijeenkomen om op deze ideeën voort te borduren en dan weer uiteengaan voor de volgende stappen.

Gelukkig is de oplossing vrij eenvoudig: ontwerp kantoren met verschillende zones, zodat hierin verschillende soorten werk kunnen worden uitgevoerd. Denk hierbij aan gemeenschappelijke ruimtes en vergaderruimtes voor groepswerk en kleine privéruimtes waar mensen zich echt kunnen concentreren om te schrijven of te lezen. Laat de werknemers vervolgens vrij om zelf te kiezen waar ze werken gedurende de dag.

Maar waar begin je? Praat met het personeel. Wanneer een bedrijf inziet aan wat voor omgevingen de werknemers behoefte hebben om hun werk zo goed mogelijk te kunnen doen, zijn ze beter in staat om een kantoor te ontwerpen dat ook echt voldoet aan die behoeften. Technici die urenlang in kleine groepjes brainstormen hebben bijvoorbeeld niet een speciale ruimte nodig waar gefocust en geconcentreerd gewerkt kan worden, waar copywriters en financieel analisten juist wel behoefte aan hebben. Met de volgende drie elementen kun je op progressieve wijze je werkruimte afstemmen op je werknemers:

Stilteruimtes. Misschien wel de krachtigste en populairste trend in de afzet tegen kantoortuinen is de toename in het aantal kleine, afzonderlijke ruimtes. Je kunt hierbij denken aan geluidsdichte, door glas afgeschermde ruimtes waar werknemers in stilte kunnen werken, terwijl het informele gevoel van een open kantoorindeling wel behouden blijft. Dit worden ook wel 'telefooncellen' genoemd, omdat het ruimtes zijn ter grootte van een kast waar je gefocust in je eentje kunt werken en vertrouwelijke vergaderingen met twee personen kunt houden.

Zones. Bedrijven nemen niet alleen meer rustige werkplekken op in hun kantoorindeling, maar vervangen ook traditionele grote vergaderruimtes door meerdere soorten vergaderruimtes. Denk bijvoorbeeld aan nissen waar groepjes van drie tot vier medewerkers snel even iets samen kunnen bespreken, teamvergaderruimtes voor vijf tot acht medewerkers die vooraf geboekt kunnen worden of die gereserveerd zijn voor groepen die regelmatig vergaderen. Bedrijven kunnen ook iets aan ongewenste onderbrekingen doen door de werkomgeving in te delen in zones op basis van het verwachte geluidsniveau en door afdelingen waar veel gepraat wordt, zoals verkoop of operationele zaken, verder weg te plaatsen van teams die in stilte werken. Ook kun je met bureaus, kasten en grote planten een doolhofindeling maken en hiermee zichtbare en hoorbare afleiding beperken.

Geen eigen bureaus. Dankzij de mobiele communicatiemiddelen van tegenwoordig kunnen mensen overal werken. Het hele gebouw kan hierdoor dus als werkplek dienen. Misschien heeft iemand behoefte aan de levendige energie die een kantine of hal met zich meebrengt. En iemand anders vindt wellicht dat hij goede ideeën opdoet in de buitenlucht. Volgens het architecten- en ontwerpbureau Gensler zijn medewerkers van werkgevers die hun werknemers de mogelijkheid bieden om zelf te kiezen wanneer en waar ze werken, 12% meer tevreden over hun werk en zijn ze productiever.

Dit soort indelingen, waar mensen zelf bepalen welke omgeving het beste aansluit op hun taken en stemming op een bepaald moment, is misschien wel het antwoord op de vraag wat kantoren nodig hebben. En daarbij worden dan de voordelen van vrijheid en het uitwisselen van ideeën die het oorspronkelijke ontwerp van de kantoortuin uit de jaren 1950 moest opleveren dan misschien eindelijk wel werkelijkheid voor bedrijven. En dat levert ons iets op wat we allemaal willen: geschikte werkplekken voor alle medewerkers.

Meer Tips

Let op: soms bloggen we over nieuwe producten of eigenschappen voordat ze uitgebracht zijn,
ende timing en extra functionaliteit van deze eigenschappen kunnen afwijken van wat hier wordt gedeeld.
De beslissing om onze diensten af te nemen moet worden gemaakt op de producten
en kenmerken die op dat moment beschikbaar zijn.