Dropbox Business Blog Nederland — Marketing zonder grenzen: een functionerend marketingteam op afstand samenstellen

Je leest nu Marketing zonder grenzen: een functionerend marketingteam op afstand samenstellen
Delen 
3 mei, 2017 — 4 minuten leestijd

Marketing zonder grenzen: een functionerend marketingteam op afstand samenstellen

Het komt steeds vaker voor dat teamleden in vakgebieden voor hoogopgeleiden, zoals marketing, over de hele wereld zijn verspreid. Er zijn zelfs teams en bedrijven die geen eigen kantoor meer hebben.

Een marketingteam op afstand vormt een nog grotere uitdaging omdat marketing met elk aspect van de bedrijfsvoering te maken heeft, van pr en evenementen tot verkoop en financiën; en jij moet ervoor zorgen dat iedereen altijd weet wat er speelt.

Het belangrijkste is om je team te begeleiden op het gebied van communicatie, cultuur en technologie. Hier volgen enkele manieren om je marketingteam op één lijn te houden.

Groepsdynamiek
Managers van marketingteams op afstand moeten er alles aan doen om te voorkomen dat teamleden zich afgezonderd gaan voelen doordat ze niet op een kantoor werken.

De eerste stap is om wekelijks een moment in te plannen om online bij te praten met het team, het liefst via video, zodat werknemers net als op kantoor rechtstreeks contact onderhouden. Neem deze gesprekken op, zodat werknemers die opheldering nodig hebben over het verloop van een marketingplan of over feedback op een creatief concept op elk moment kunnen terugluisteren wat er is besproken.

Het hoeft echter niet allemaal zo formeel te zijn. Ook al zitten de leden van je marketingteam niet op kantoor, het is belangrijk dat ze in een informele, open setting hun ideeën kunnen delen en zelfs gesprekken kunnen voeren die niet over werk gaan.

Tips en hulpmiddelen: Biedt alternatieven voor plekken waar teamleden elkaar normaal gesproken beter leren kennen, zoals bij de koffieautomaat in de kantine of na werk op het terras. Je kunt bijvoorbeeld informele kanalen op teamchatprogramma's zoals Slack maken. Hier kunnen werknemers de laatste nieuwtjes uit de marketingwereld bespreken en zelfs grappen en gifs delen of vertellen wat ze gisterenavond op Netflix hebben gekeken.

Probeer videoconferencing uit voor formele gesprekken. Videochats via Google Hangouts zijn een snelle en eenvoudige manier om vergaderingen en gesprekken met werknemers op afstand persoonlijker te maken.

Weten wat er speelt
Als je op kantoor een vergadering over de marketingstrategie hebt gehad, kun je naar het bureau van de marketingmanager lopen en kort vertellen wat de gevolgen zijn voor het volgende evenement. Als de manager tenminste op kantoor is. Misschien zit hij of zij zelf wel midden in een vergadering. Of op een andere locatie. Of is hij of zij thuis aan het werk.

Het grootste gevaar voor marketingteams op afstand is communicatiestoring. Zelfs als werknemers ergens in hun eentje aan het werk zijn, moeten ze het gevoel hebben deel van een team uit te maken. Dat houdt in met iedereen communiceren, niet alleen met het management.

Tips en hulpmiddelen: De informatiestroom is van groot belang: zorg dat de uitkomst van vergaderingen met het team en actiepunten gedeeld worden op plek waar iedereen toegang tot heeft, zoals Dropbox Paper, zodat geen enkele werknemer zich buitengesloten voelt.

Alleen een platform bieden om de samenwerking te verbeteren is niet voldoende. Neem de tijd om te kijken of je teamleden betrokken zijn door belangrijke gesprekken te volgen die zullen ontstaan in de opmerkingen bij gedeelde documenten. En neem er zelf deel aan, indien dat gepast is. Zorg dat mensen reageren op meldingen en dat dergelijke platformen worden gebruikt om samen te werken, bestanden op te slaan en bestanden te delen.

Dwaal niet af
De misvatting bestaat dat e-mail verleden tijd is, of aan het worden is. Dat is niet waar, maar het wordt wel steeds moeilijker voor managers om bij te houden. Je zit een uur in een vergadering, of een paar uur in het vliegtuig of klikt je e-mail zelfs even weg om je te concentreren op een bepaalde taak en als je iets later weer kijkt zit je inbox barstensvol berichten, die niet allemaal even belangrijk zijn.

Als manager kun je dit beter niet aanmoedigen, vooral niet omdat het verleidelijk kan zijn om alle communicatie met je werknemers op afstand via e-mail te laten verlopen.

Tips en hulpmiddelen:Voor korte mededelingen, bijvoorbeeld laten weten dat je wat later bent voor een vergadering, is geen hele reeks e-mails nodig. Geef het door via hulpmiddelen als Slack of Dropbox Paper.

Voor belangrijke updates die relevant zijn voor grotere groepen is misschien een e-mail nodig, maar kies het juiste moment om deze te verzenden. Als het niet om negen uur 's ochtends het onderwerp van gesprek hoeft te zijn, kun je je mail beter wat later op de dag verzenden. Je hoeft niet tot vijf uur 's middags te wachten om je e-mail te schrijven. Gebruik bijvoorbeeld in Outlook de functie Bezorging uitstellen of in Gmail de functie Later verzenden. E-mail kan de juiste manier zijn als je een langer bericht voor een persoon of een kleine groep hebt. Of misschien biedt een videochatsessie uitkomst.

Meer Marketing

Let op: soms bloggen we over nieuwe producten of eigenschappen voordat ze uitgebracht zijn,
ende timing en extra functionaliteit van deze eigenschappen kunnen afwijken van wat hier wordt gedeeld.
De beslissing om onze diensten af te nemen moet worden gemaakt op de producten
en kenmerken die op dat moment beschikbaar zijn.