Dropbox Business Blog Nederland — De universiteit die ALLES naar de cloud migreert

Je leest nu De universiteit die ALLES naar de cloud migreert
Delen 
7 maart, 2017 — 5 minuten leestijd

De universiteit die ALLES naar de cloud migreert

Adrian Ellison is IT-directeur van de universiteit van West London. In een interview met Dropbox vertelde hij dat in zijn ervaring: “Studenten altijd twee stappen vooruit lopen op wat ik probeer te doen.  Zij vinden online altijd wat ze nodig hebben om te kunnen doen wat ze willen doen.”

Adrian is alom bekend en gerespecteerd als aanjager van digitale innovatie in het onderwijs. Zijn woorden waren vooral gekscherend bedoeld, maar ze zetten ons wel aan het denken. Hoe lang nog voordat de IT-bazen van universiteiten links en rechts worden ingehaald door Millennials?

Onze zoektocht naar een antwoord bracht ons naar de University College van Nordjylland, in het noorden van Denemarken. Een universiteit met een indrukwekkend progressieve manier van denken; ze zijn halverwege de uitvoering van hun strategie om alle diensten naar de cloud te migreren.

Tevredenheidsscores van studenten over de IT-dienstverlening kelderden en de IT-afdeling zag zich geconfronteerd met een rampzalige combinatie van uitdagingen. De kwaliteit van de dienstverlening moest omhoog, de flexibiliteit moest groter en de kosten moesten omlaag. Maar digitale transformatie – het verhuizen van alle diensten naar de cloud – tornde aan het hart van de IT-afdeling.

CIO Rene Storgaar Madsen legde Dropbox uit hoe hij de hele IT-cultuur heeft veranderd aan het University College van Nordjylland.

Wat was het project?

“Ongeveer anderhalf jaar geleden hebben wij onze IT-strategie omgegooid van investeringen on premise naar alle operationele diensten in de cloud. Binnen een jaar hebben we alles op orde om de gehele migratie te voltooien en sluiten we onze eigen datacentrum. Op dat moment worden wij de eerste universiteit in Denemarken en ik geloof zelfs in de wereld, die geheel in de cloud werkt. “

Wat gaf de doorbraak tot deze verandering?

“Men was steeds ontevredener over onze IT-dienstverlening, maar tegelijkertijd moesten wij flexibeler worden om te kunnen voldoen aan nieuwe behoeften vanuit de business. Iedere keer als we een nieuw project of idee lanceerden vanuit IT-perspectief, moest de blik weer terug naar dagelijkse werkzaamheden en IT-support. Zo konden we nooit de bestaande IT-ervaring en –infrastructuur verder ontwikkelen. Het leek soms of we een gespleten persoonlijkheid waren qua IT-beheer en aanpak. We beseften dat we het helemaal anders moesten gaan doen als we onze universiteit wilden klaarstomen voor de digitale transformatie.

Het interessante is, dat we in een paradox belandden die veel CIO’s bekend voorkomt. Veel IT-afdelingen zijn afhankelijk van specifieke technologie of systemen; legacy die niet goed geschikt is voor samenwerking en innovatie. We moesten iets doen.

Wanneer wist je dat dit het moment van verandering was?

“Klanttevredenheidsonderzoeken bleven aantonen dat personeel en studenten niet gelukkig waren met onze diensten, hoeveel tijd we er ook in stopten. Toen beseften we in wat voor lastig parket we zaten.

Als de basisdienstverlening niet goed is, dan werkt dat door in je reputatie. Onderwijs is gratis in Denemarken en instituten concurreren dus niet op prijs. Dan wordt de kwaliteit van de dienstverlening een onderscheidende factor en op dat gebied deden we helemaal niet best.”

Wat zijn de sleutelelementen van jullie migratiestrategie?

“Het verslechteren van de kwaliteit van onze dienstverlening was een grote stimulans. Resources waren een ander punt van aandacht. Het bouwen en onderhouden van ons eigen datacentrum had een grote investering gevergd in hardware. Daardoor was er geen financiële ruimte meer voor nieuwe diensten en innovatie.

Om de controle terug te krijgen, moesten we weer economisch flexibel worden. We moesten geld uit de serverruimte vrij maken en naar de cloud brengen voor diensten daar, waar de markt vrijer is en innovatiever. Daarbij gaan flexibiliteit en betrouwbaarheid hand in hand, want als de basis onzeker is kun je niet experimenteren.”

Welke voordelen verwachtte je onmiddellijk van de cloud?

“Kostenverlaging. We hadden twee mensen die het datacentrum beheerden en om dat goed te kunnen,  zijn hele specifieke vaardigheden nodig. Het werd erg kostbaar om de opleidings- en ontwikkelingseisen bij te houden zodat deze mensen hun werk goed konden blijven doen. Het is ook zo ironisch dat hoe vaardiger ze werden, hoe groter het risico was dat iemand hen bij ons wegkaapte.”

Hoe heb je docenten en decanen overtuigd dat 100%-cloud de beste oplossing was?

“Dat zo weinig mensen verantwoordelijk waren voor het in stand houden van een falend maar o zo belangrijk platform, was een groot operationeel risico. Toen dat overduidelijk werd, bleek het een goed argument voor verandering. Zonder een dergelijke prikkel is het makkelijk conservatief te zijn en te blijven bij wat je hebt, maar persoonlijk vind ik het een groot risico om statisch te blijven.

Beveiliging wordt vaak genoemd als een belemmering om diensten in de cloud te gaan aanbieden, maar ik denk dat het tegenovergestelde waar is. We hebben alles de deur uit gedaan en zijn gemigreerd naar leveranciers wiens security-levels vele malen hoger zijn dan we zelf kunnen aanbieden. De beveiliging die wij zelf hadden is voor cloud-leveranciers iets uit de oude doos en wat zij te bieden hebben wordt alleen maar beter.

Met deze twee feiten hadden we de business mee. We hebben een externe consultant aangetrokken om samen met ons een strategie te ontwikkelen. Dit zorgde ervoor dat onze situatie objectief werd bekeken, wat hielp met de interne communicatie en wij wisten dat we deskundige hulp aan onze zijde hadden.”

Houd het blog in de gaten voor tips en lessen die we kunnen leren van Rene’s veranderstrategie. We houden je ook op de hoogte van de voortgang van de transitie.

Meer Educatie

Let op: soms bloggen we over nieuwe producten of eigenschappen voordat ze uitgebracht zijn,
ende timing en extra functionaliteit van deze eigenschappen kunnen afwijken van wat hier wordt gedeeld.
De beslissing om onze diensten af te nemen moet worden gemaakt op de producten
en kenmerken die op dat moment beschikbaar zijn.