Dropbox Business Blog Nederland — Zeven manieren waarop marketeers slimmer kunnen werken met Dropbox

Je leest nu Zeven manieren waarop marketeers slimmer kunnen werken met Dropbox
Delen 
8 mei, 2017 — 6 minuten leestijd

Zeven manieren waarop marketeers slimmer kunnen werken met Dropbox

Dropbox biedt veel meer dan alleen een makkelijke manier om bestanden te delen met collega's. Je kunt er vertrouwelijke offertes mee versturen en ontvangen, feedback geven aan collega's of externe partijen, ideeën uit een brainstormsessie presenteren en nog veel meer.

Hieronder volgen zeven manieren waarop marketeers Dropbox ten volle kunnen benutten.

1. Ontvang voorstellen van freelancers en bureaus
Je hebt een aantal creatieve freelancers en bureaus gevraagd voorstellen te doen voor een nieuw design. Je wilt dat ze hun voorstellen uploaden naar Dropbox, maar je wilt ze geen toegang geven tot een gedeelde map waar ze elkaars ideeën kunnen zien. Met bestandsaanvragen heb je dat zo geregeld.

Met een bestandsaanvraag kun je gemakkelijk vanuit je account op dropbox.com bestanden aanvragen door de e-mailadressen in te vullen van de personen van wie je bestanden wilt ontvangen. Alle bestanden worden naar dezelfde map verstuurd, maar jij bent de enige die ze kan bekijken. Je krijgt een melding als iemand een bestand heeft verzonden, dus je hoeft niet telkens te checken of er nieuwe bestanden in de map staan. De verzender hoeft geen Dropbox-account te hebben om bestanden te uploaden.

2. Brainstorm over een nieuwe campagne of plan een evenement
Wil je samen met je team werken aan een nieuwe campagne, ook al zit je niet met elkaar in dezelfde ruimte? Of wil je dat iedereen op dezelfde lijn zit voor een aankomend evenement? Start een brainstormsessie in Dropbox Paper. Iedereen kan tegelijkertijd ideeën indienen in hetzelfde document.  Ook kan iedereen afbeeldingen en video's toevoegen, opdrachten en deadlines toevoegen en feedback geven op elkaars ideeën. Als je klaar bent hoef je alleen nog maar op 'Presenteren' te klikken om je pitch, campagne of planning voor te leggen aan het hele team. En dat allemaal vanuit Dropbox Paper.

3. Bespreek feedback zonder eindeloos e-mails heen en weer te sturen
Er zijn meestal meerdere partijen betrokken bij het goedkeuren van een marketingproject en dat betekent vaak een eindeloze stroom e-mails.  Een voorbeeld: het creatieve team vraagt feedback op hun nieuwste ideeën. Iedereen kan feedback geven, van de CMO tot de projectmanager en natuurlijk de teamleden zelf. Dropbox heeft meerdere functies om tijd te besparen op het verwerken en beantwoorden van alle feedback:

Met de functie voor het toevoegen van opmerkingen blijft de feedback op een bepaald bestand of document op één plek. Hiermee kun je in één stap feedback geven of opmerkingen verzamelen van een of meerdere personen, direct vanuit je browser. Je kunt ook mensen in je opmerking vermelden, zodat ze rechtstreeks kunnen antwoorden of een taak uitvoeren met betrekking tot het bestand. Met Dropbox kun je voorbeelden van vele soorten bestandsformaten online openen. Als het creatieve team een Photoshop-bestand deelt en jij hebt niet de juiste software om het te bekijken kun je toch via Dropbox een voorbeeld in je browser bekijken, delen ervan selecteren en opmerkingen toevoegen om direct feedback te geven.

Als je niet zeker weet of de juiste persoon het bestand heeft bekeken en feedback heeft gegeven, kun je dit met lezersinfo bekijken. Deze Dropbox Business-functie is op dit moment in bètaversie beschikbaar.

Dropbox Paper biedt een flexibele werkruimte om samen te werken aan bestanden en ideeën. Ideaal voor als je aan het schrijven bent voor een blog, of iets aan het organiseren bent dat creatieve input nodig heeft.

4. Maak ruimte vrij in je inbox en op je computer
Het komt er eigenlijk op neer dat je inbox niet meer volstroomt met grote bestanden. Als marketeer deel je regelmatig bestanden met anderen, zoals uitgebreide PowerPoint-bestanden en grote spreadsheets. Vaak zie je het gevreesde bericht 'de mailbox is vol' in beeld verschijnen. Gebruik een gedeelde link in plaats van een bijlage. De ontvangers kunnen je bestand bekijken en downloaden, zelfs als ze geen Dropbox-account hebben. Zeg maar dag tegen een overvolle mailbox.

Bovendien kun je met een Dropbox Business-account gebruik maken van de functie slimme synchronisatie. Een echte zegen voor marketeers die vaak te maken hebben met een tekort aan schijfruimte. Slimme synchronisatie zorgt ervoor dat er niet automatisch bestanden lokaal in je Dropbox worden opgeslagen, zoals met Dropbox Basic het geval is. Je kunt zelf bepalen wanneer je bestanden download, op het moment dat je ze nodig hebt. Je kunt altijd voorbeelden zien van de bestanden in de Verkenner van Windows of met de Finder van Mac. Met een simpele klik worden de bestanden gesynchroniseerd met je computer en kun je er aan werken of ze bekijken.

5.  Beveilig vertrouwelijk marketingmateriaal
Wil je vertrouwelijke documenten delen, zoals een design-briefing voor een nieuwe klant of een bestand met klantgegevens? Met Dropbox Business kun je de toegang tot een gedeeld bestand beperken of een wachtwoord toevoegen voor extra beveiliging. Ook kun je met Dropbox Business een einddatum toevoegen aan gedeelde links. Zo kun je iemand tijdelijk toegang geven tot een bestand.

6. Ga terug naar een eerdere ontwerpversie
Het creatieve team heeft een advertentie veranderd, maar je vindt het originele ontwerp van een paar weken terug toch beter. Zelfs als de ontwerper het origineel niet heeft opgeslagen, kun je het nog gewoon vinden in Dropbox. Dropbox houdt gedurende 30 dagen een versiegeschiedenis bij van alle bestanden. Dropbox Business zelfs nog langer. Zo kun je altijd terug in de tijd en de versie vinden die je nodig hebt. Dit kun je doen door op dropbox.com op de drie stippen te klikken naast het bestand in kwestie en Versiegeschiedenis te selecteren. Nu kun je de versie vinden die je nodig hebt. Je kunt ook bestanden bekijken die uit mappen verwijderd zijn.

7. Houd alles en iedereen gesynchroniseerd
Tenslotte moet je ervoor zorgen dat iedereen die te maken heeft met het marketingteam op één lijn zit. Deel een Dropbox-map met anderen zodat je kan samenwerken aan dezelfde bestanden en mappen. Elke verandering die je maakt aan de inhoud van een gedeelde map wordt direct gedeeld met de andere leden. De Dropbox-badge laat zien wie een gedeeld Word-, Excel- of PowerPoint-bestand open heeft staan, bewerkt of heeft bijgewerkt. Zo werk je altijd aan de nieuwste versie en voorkom je dat er tegelijkertijd meerdere versies van een bestand ontstaan.

Door alle marketingbestanden te centraliseren heb je altijd te maken met  'één echte versie'. Er ontstaat bijvoorbeeld geen verwarring meer doordat een marketingmanager per ongeluk verwijst naar een oude versie van een campagnerapport. Het designteam kan niet meer beweren dat ze de nieuwste feedback op hun advertentieontwerpen niet hebben ontvangen. En de contentmanager van het marketingteam heeft nu altijd toegang tot de meest recente brandingrichtlijnen.

Dit gaat natuurlijk verder dan alleen het marketingteam. Gebruik Dropbox om je salesteam op de hoogte te brengen van de nieuwste presentaties, brochures en video's. Waar ze ook zijn, op elk apparaat. En geef de financiële afdeling toegang tot de meest recente versie van je marketingbudget.

Meer Tips

Let op: soms bloggen we over nieuwe producten of eigenschappen voordat ze uitgebracht zijn,
ende timing en extra functionaliteit van deze eigenschappen kunnen afwijken van wat hier wordt gedeeld.
De beslissing om onze diensten af te nemen moet worden gemaakt op de producten
en kenmerken die op dat moment beschikbaar zijn.